Panduan Menciptakan Notulensi Musyawarah Dan Pola Gosip Program Rapat Desa

Setiap pelaksanaan musyawarah desa harus dibentuk notulensi rapat. Notulen merupakan catatan singkat mengenai jalannya persidangan serta hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat.

Notulen musyawarah secara sederhana diartikan sebagai laporan atau pencatatan kata demi kata atas seluruh pembicaraan dalam musyawarah desa, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (kata dari notulis).

Karena notulensi rapat merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, maka notulen rapat harus ditulis dengan teliti, sempurna dan terang dalam setiap pelaksanaan musyawarah dan rapat-rapat desa.

Fungsi Notulen dalam Musyawarah Desa

1. Dokumen dan alat bukti

Apabila ada kasus, maka notulensi sanggup dipakai sebagai materi pembuktian di pengadilan. Seperti contoh, pembentukan bumdes dan penetapan rancangan peraturan desa yang tidak melibatkan BPD.

2. Sumber informasi untuk penerima rapat yang tidak hadir

Meskipun penerima rapat berhalangan hadir, penerima yang tidak hadir sanggup mengetahui materi rapat dan masalah-masalah yang dibahas serta kesimpulan dari hasil musyawarah desa. 

3 Pedoman untuk musyawarah berikutnya

Rapat musyawarah desa terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, maka hasil notulensi rapat desa sebelumnya sanggup dijadikan pedoman. Karena itu, dokumentansi dari hasil pelaksanaan rapat desa harus disimpan dengan baik.

4 Alat Pengingat untuk Peserta Musyawarah

Dalam aktivitas desa yang membutuhkan pembahasan berulang-ulang. Biasanya, sebelum melaksanakan atau memulai musyawarah desa. Pimpinan rapat akan membacakan hasil notulensi dari hasil rapat sebelumnya sehingga sanggup mengingatkan para penerima rapat. Baik itu, rapat BPD, rapat LPMD, rapat Bumdes, rapat Karang Taruna, dan rapat-rapat lainnya. 

5. Alat untuk pertemuan semu

Yang dimaksud dengan rapat semu yaitu rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif.

Bagaimana referensi informasi program rapat desa, silahkan donwload disini Contoh Berita Acara Rapat Desa

Karakteristik Notulen

Notulen Musyawarah yang baik harus memenuhi beberapa kriteria. Keteria notulen musyawarah/rapat sebagai berikut: 

1. Lengkap berisi semua informasi dan penulisannya ringkas dan tidak bertele-tele;
2. Bahasa notulen gampang dipahami oleh seluruh penerima musyawarah;
3. Setiap pembicaraan ditulis secara terperinci dan satu sama lain saling terkait;
4. Dapat membantu pimpinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan;
5. Dapat dijadikan alat bukti, bila terjadi sesuatu permasalahan atau sebagai alat bukti di pengadilan dan lain-lain;
6. Dapat membantu mengingatkan kembali bagi pemangku kepentingan terkait bila memerlukan lagi notulen tersebut.

Baca juga: 10 Manfaat dari sebuah musyawarah Desa

Persyaratan dan Kompetensi Notulis

Menjadi seorang notulis yang handal diharapkan beberapa keahlian yang harus dimiliki, yaitu: 

1. Mendengarkan dan menulis;
2. Memilah dan menentukan hal yang penting dan yang tidak penting;
3. Konsentrasi yang tinggi;
4. Menulis cepat/stenografi/shorthand;
5. Bersikap objektif dan jujur;
6. Menguasai bahasa teknis atau baku;
7. Menguasai materi pembahasan;
8. Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notulen;
9. Mengemukakan hasil mendengarkan dengan cepat, ringkas, dan tepat;
10. Menguasai metode pencatatan secara sistematis;
11. Menguasai metode pengolahan data;
12. Menguasai banyak sekali hal yang berkaitan dengan musyawarah; dan
13. Menyimpulkan hasil musyawarah.

Kewenangan Notulis

Seorang notulis dalam Musyawarah mempunyai hak dan kewajiban yang menempel dalam tugasnya biar menghasilkan catatan atau resume hasil musyawarah desa yang utuh dan baik.

Berikut ini diuraikan beberapa keistimewaan yang harus diperoleh notulis, yaitu: 

1. Notulis diberi informasi terkait latar belakang, tujuan musyawarah, pokok masalah dan jenis musyawarah sebelum dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan program termasuk pokok masalah atau materi yang akan dibahas oleh penerima biar sanggup dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notulen;
2. Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada penerima musyawarah yang lain pada ketika pelaksanaan musyawarah;
3. Notulis diperbolehkan untuk meminta biar penerima musyawarah menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis;
4. Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada ketika musyawarah berlangsung;
5. Setiap sesi berakhir notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan musyawarah;
6. Agar sanggup menyempurnakan notulennya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi pembahasan;
7. Notulis duduk di sebelah pemimpin musyawarah, biar gampang berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal. Pemimpin musyawarah sanggup memberikan bahasa isyarat, petunjuk, bisikan atau surat kecil; 
8. Apabila musyawarah berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menjadi notulis. Setiap program berlangsung dua jam. Notulis digantikan dengan yang orang lain sebab pekerjaan notulis membutuhkan konsentrasi yang tinggi dan melelahkan. Bahkan dalam musyawarah yang besar notulis diganti setiap setengah jam; 
9. Ketika menyusun notulen, seorang notulis dihentikan mengerjakan hal lain sebab memerlukan konsentrasi yang penuh; 
10. Jika musyawarah membutuhkan waktu pengkajian yang lebih usang dan berlangsung alot serta rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan untuk menyusun notulen akhir. Perbandingan waktu antara mengolah data dengan lamanya musyawarah yaitu 3:1. Artinya musyawarah berlangsung selama 1 jam, maka sehabis musyawarah waktu yang dibutuhkan notulis untuk mengolah data hasil musyawarah ialah selama 3 jam.

Baca juga: 10 Manfaat Musyawarah Desa

Garis-Garis Besar Notulensi Musyawarah

Isi notulen hasil musyawarah yang baik yaitu yang ringkas tetapi lengkap serta jelas. 

Notulen yang lengkap berisi hal-hal sebagai berikut: 

1. Nama organisasi, instansi, tubuh atau forum yang menyelenggarakan Musyawarah Desa;
2. Sifat musyawarah (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, belakang layar dan lain-lain); 
3. Hari dan tanggal diselenggarakan Musyawatah Desa; 
4. Tempat musyawarah desa dilaksanakan; 
5. Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak niscaya ditulis hingga dengan selesai); 
6. Nama dan jabatan pimpinan musyawarah desa; 
7. Daftar hadir penerima (nama lengkap, alamat, unsur, No HP dan tanda tangan; 
8. Catatan semua masalah yang belum ada keputusan; 
9. Usul-usul atau perbaikan; 
10. Tanggal atau bulan kapan akan diadakan musyawarah kembali; 
11. Penundaan musyawarah dan tanggal penundaan, (bila perlu); 
12. Susunan Notulen Musyawarah Desa.
13. Keputusan hasil rapat diambil secara musyawarah mufakat/aklamasi dan pemungutan suara/voting, dan
14. Tanda tangan notulis, pimpinan musyawarah, Kepala Desa, BPD dan wakil masyarakat.

Notulen/notulensi harus disusun secara berurutan sesuai dengan topik dan subtopik pembahasan biar gampang bagi pembaca untuk mempelajari dan merangkai hasil dari insiden rapat.

Susunan Notulen Musyawarah Desa: 

1. Nomor pertemuan (musyawarah) dan jenis musyawarah perlu disebutkan;
2. Jam dimulai pertemuan harus disebutkan demikian waktu berakhirnya, Apabila belum niscaya selesainya, maka ditulis mulai pukul 8.00 hingga selesai; 
3. Daftar hadir semua ditandatangani oleh penerima dan harus dilampirkan pada notulen;
4. Meskipun notulen ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya;
5. Nama pendukung, terutama yang tidak disetujui jangan dituliskan, lebih baik ditulis;
6. Setelah musyawarah selesai notulis mengoreksi kembali setiap catatan penting dan menyalin kembali atau di ketik dan disimpan dalam penyimpanan, dan ditandatangani oleh notulis serta pimpinan rapat desa;
7. Bila perlu digandakan untuk dibagikan kepada penerima yang tidak hadir pada waktu musyawarah atau dibagikan pada waktu musyawarah  desa berikutnya.

Demikian wacana Panduan Membuat Notulensi Musyawarah dan Contoh Berita Acara Rapat Desa. Semoga bermanfaat.

Share this post